Primeiros passos para organizar uma viagem

Uma das principais responsabilidades de uma assistente executiva é a Organização de Viagens. E, sempre que pensamos em "viagem" o que nos vem à mente é a passagem aérea, a reserva do hotel, a contratação do traslado, é a forma de pagamento das despesas no local (se a empresa concede adiantamento em espécie ou se o(a) executivo(a) tem cartão de crédito corporativo), enfim... coisas básicas que precisam ser organizadas em qualquer viagem, inclusive os nossos passeios de férias.

Existe uma etapa que antecede o contato com a agência de viagens, se a empresa faz uso dessa contratação, que ajuda muito na hora de organizar todos os preparativos para o embarque:

Para onde? Quando? Com quem? E por qual motivo essa viagem deve ser realizada?

É só depois de ter essas quatro perguntas respondidas é que a organização de fato começa. Obviamente precisamos saber qual é o destino para onde nosso(a) gestor(a) irá e se estará acompanhado(a) de mais algum membro da empresa. As datas dos voos e do início e fim das reservas serão definidas em um segundo momento, mas é preciso saber o dia exato do compromisso, da reunião, do encontro, do evento - não raro, a assistente participa da definição dessa data. E é a partir da resposta dessa segunda pergunta que a principal questão é respondida e melhor compreendida, afinal de contas: está indo fazer o quê lá?

Uma viagem para uma reunião com um ou dois clientes requer um tipo de organização, uma viagem para palestrar em um evento requer outro. Existem as viagens que são organizadas para que se cumpram diversas demandas, por exemplo: palestrar em um evento, aproveitar a oportunidade para marcar reuniões com clientes já consolidados, ou mesmo, apresentar a empresa a novos possíveis parceiros. Estando com isso bem claro, a assistente poderá buscar as melhores formas para que essa viagem seja um sucesso.

É só a partir do claro entendimento dos objetivos de cada demanda recebida, é que se poderá realizar um bom trabalho de base para que os objetivos da empresa sejam alcançados.