Construir e manter relacionamentos também é coisa de Secretária

Entre tantas atividades que são desempenhadas pelas Secretárias, construir e manter relacionamentos talvez seja uma das mais importantes e eu explico aqui os motivos:

1 - Não raro, o primeiro contato feito é através da Secretária.

Bastante óbvio já que ela é quem atende as ligações, certo? Só que mais do que isso, é ela quem organiza a "fila da chamada". Portanto, se ela não tiver compreendido totalmente o motivo do contato ou não se sentir segura e confortável suficiente para agendar uma reunião presencial, pode ser que esse negócio não dê fruto algum.

2 - O banco de dados dos contatos é, em muitas empresas, da Secretária.

Muito antes de surgir expressões para bancos de informações para relacionamento com clientes, as Secretárias já eram responsáveis por alimentar e atualizar o banco de dados dos contatos de toda a empresa, fossem clientes, fornecedores ou parceiros diversos. A "ficha" com o nome da empresa, endereço, telefone sempre esteve à mão dela e é parte da sua função manter esses dados bem atualizados para serem usados de forma a gerar bons negócios para a empresa.

3 - Toda Secretária é uma Cuidadora.

Sim, toda Secretária é uma Cuidadora e não estou falando em termos de que todas somos "babás" de chefes e equipes que precisam de um help na hora de imprimir um documento ou reservar uma mesa em um restaurante (e não que essas atividades não sejam importantes), mas é preciso identificar e valorizar o trabalho da Secretária que cuida para que todos recebam o suporte necessário para atingir suas metas, e aí entra o Cuidado com o Cliente -  seja para mandar um Cartão de Feliz Aniversário ou mesmo atentar-se ao mínimo detalhe de uma ata para que as necessidades do cliente sejam entendidas.

Se esses três pontos estão bem alinhados não existe razão alguma para que os relacionamentos da empresa não sejam acompanhados e administrados, ainda que parcialmente, pela Secretária. O segundo passo a partir dessa compreensão é definir os objetivos de cada relacionamento envolvendo as demais áreas da empresa e partir para ação.