A Assessoria Executiva

Entre tantas atividades que são desempenhadas pelas Secretárias, construir e manter relacionamentos talvez seja uma das mais importantes e eu explico aqui os motivos: 1 - Não raro, o primeiro contato feito é através da Secretária. Bastante óbvio já que ela é quem atende as ligações, certo? Só que mais do que isso, é ela quem organiza a "fila da chamada". Portanto, se ela não tiver compreendido totalmente o motivo do contato ou não se sentir segura e confortável suficiente para agendar uma reunião presencial, pode ser que esse negócio não dê fruto algum. 2 - O banco de dados dos contatos é, em muitas empresas, da Secretária. Muito antes de surgir expressões para bancos de informações para relacionamento com clientes, as Secretárias já eram responsáveis por alimentar e atualizar o banco de dados dos contatos de toda a empresa, fossem clientes, fornecedores ou parceiros diversos. A "ficha" com o nome da empresa, endereço, telefone sempre esteve à mão...

Um dos maiores desafios do secretariado (e do RH) é medir o valor da sua prestação de serviço, já que não há comercialização de nenhum produto ou mesmo algum tipo de cobrança por serviço, como o conserto de um sapato, por exemplo. As atividades prestadas por assessoria executiva, seja no trabalho feito de forma individual ou nos "pools" de atendimento, são de suporte àqueles que de alguma maneira atuam diretamente com o objetivo-fim da empresa. Um assistente que presta suporte para um time de vendedores, que recebe os pedidos de vendas, emite as notas para o faturamento, confere o envio dos pedidos e cuida da agenda de visita dos vendedores, é também um vendedor? Ou, uma assistente que presta serviços em um escritório de advocacia, que agenda as reuniões e recebe os clientes, que acompanha o pagamento da mensalidade da OAB da equipe de advogados, que organiza as agendas de acordo com os julgamentos que são marcados, se torna um advogada a partir da experiência? C...

O que é job description e para quê ele serve? Na tradução literal significa descrição do trabalho , é tudo aquilo que é esperado que seja feito por nós, são as tarefas pelas quais nos qualificamos em cursos ou mesmo aquelas competências que estão relacionadas ao nosso perfil de trabalho e por isso cumprimos bem o nosso papel. Para ficar fácil de vislumbrar a tal descrição basta pensar num anúncio de vaga de emprego. Lá constam: o título da vaga, os requisitos que devem ser preenchidos pelos candidatos, as atribuições/responsabilidades da posição, as qualificações. Job description é a descrição das atribuições e das responsabilidades daquela posição.  No geral, o job description é usado pelos RH's para construção das matrizes de competência dos colaboradores da empresa. Mas, é possível ir além desse conceito e usar o job description como uma ferramenta que nos ajude a entender o caminho profissional que estamos seguindo, quais habilidades ainda nos faltam e até na con...

O diferencial das assessoras que mais se destacam, não só na hierarquia vertical e na gestão de pessoas e de processos, mas também no alcance dos resultados esperados e no atingimento das metas está diretamente relacionado ao quanto essa profissional é envolvida na Estratégia da empresa. Pode parecer estranho, mas muitas assistentes executivas e secretárias não tomam conhecimento da Visão Estratégica e nem dos Valores da empresa em que trabalham. E sabe por quê? 1 - Perfil Algumas profissionais têm perfil de apoio e se focam na administração do escritório assumindo mais um papel de organizadoras através do tratamento de arquivos, manutenção de registros, envio e recebimento de correspondências, aquisição e manutenção de mobiliários e material de escritório. Essas profissionais podem estar subordinadas diretamente à um executivo ou executiva que atue de forma de mais independente a sua gestão e que contam com a assistente exclusivamente para criar e manter um ambient...

Uma das principais responsabilidades de uma assistente executiva é a Organização de Viagens . E, sempre que pensamos em "viagem" o que nos vem à mente é a passagem aérea, a reserva do hotel, a contratação do traslado, é a forma de pagamento das despesas no local (se a empresa concede adiantamento em espécie ou se o(a) executivo(a) tem cartão de crédito corporativo), enfim... coisas básicas que precisam ser organizadas em qualquer viagem, inclusive os nossos passeios de férias. Existe uma etapa que antecede o contato com a agência de viagens, se a empresa faz uso dessa contratação, que ajuda muito na hora de organizar todos os preparativos para o embarque: Para onde? Quando? Com quem? E por qual motivo essa viagem deve ser realizada? É só depois de ter essas quatro perguntas respondidas é que a organização de fato começa. Obviamente precisamos saber qual é o destino para onde nosso(a) gestor(a) irá e se estará acompanhado(a) de mais algum membro da empresa. As d...